المقدمة

يساعد هذا الدليل في تقنين عملية إشراك المتطوعين داخل الجمعية  وتنظيم العمل التطوعي في جميع إدارات  الجمعية ، حيث يحتوي على مجموعة من السياسات والإجراءات التي من شأنها مساعدة كيان التطوع بالقيام بإدارة العمل التطوعي ووضع هذه العملية تحت نظام واضح وشفاف لكلا الطرفين (الجمعية والمتطوع) حيث تمكن المتطوع من التعرف على حقوقه ومسؤولياته ويلخص قيم ومبادئ الجمعية  تجاه كيان التطوع. كما يقدم هذا الدليل مجموعة من النماذج التي يعتمد عليها كيان  التطوع في إدارة هذه العملية الهامة.

وحيث تنظر جمعية إشراق  إلى عملية إشراك المتطوعين بأنها عملية تُنفّذ وفقاً لأفضل الممارسات العالمية، لذا فهي تدرك في تأسيس قسمها الخاص بشؤون المتطوعين بأهمية اتّباع ومطابقة معيار إدامة، وهو المعيار الذي قامت على تصميمه جامعة الملك فهد للبترول والمعادن وهو المعيار الوطني لوحدات إدارات التطوع المعتمد من وزارة العمل والتنمية الاجتماعية.

وتجدر الإشارة بأن هذا الدليل لابد أن يخضع للمراجعة والتحديث الدوري وفقا للمستجدات التي قد تطرأ على الجمعية وما يرتئيه أصحاب المصلحة.

المصطلحات

إدامة	الاسم الرمزي لبرنامج تأسيس وحدات إدارة التطوع داخل المنظمات.
المعيار الوطني (إدامة)	هو عبارة عن 9 مؤشرات و42 ممارسة موزعة على مستويين (أول وثاني) ويقيس مدى استعداد المنظمة لاستقبال وإشراك المتطوعين في بيئة تطوعية احترافية، كما يوضح المعيار المؤشرات والممارسات التي ينبغي الوفاء بها لتحقيق إشراك حقيقي ومستدام للمتطوعين.
العمل التطوعي	أي نشاط اختياري يتضمن قضاء وقت محدد بدون أجر للقيام بمهام معيّنة تهدف إلى إضافة قيمة اجتماعية لطرف آخر.
مسؤول التطوع	هو منسق أو مدير التطوع المتفرغ للتطوع سواءً أكان موظفاً بدوام كامل أم متعاوناً بدوام جزئي، ذكراً أو أنثى، وهو الذي يدير التطوع داخل المنظمة.
الدور التطوعي	هو الاحتياج الفعلي التطوعي داخل منظمة ما، ويحتاج إلى متطوع مؤهل لأداء المهام الواردة فيه.
الفرصة التطوعية	هو الدور التطوعي بعد تطويره ليكون متلائماً مع شريحة محددة من المتطوعين المحتملين، لغرض استقطابهم وتسكينهم في هذا الدور في فترة زمنية محددة.
تصميم الفرص التطوعية	هي عمليات تحديد نطاق الفرصة التطوعية بدءاً من تحديد الاحتياج التطوعي ومروراً بتحديد المهام والمسؤوليات وطبيعة الفرصة والمخاطر المحتملة وانتهاءً بالمهارات والخبرات اللازمة.
الموظف	الشخص (رجل أو امرأة) الذي يعمل في المنظمة بدوام كامل ويحصل على مقابل مادي.
المتطوع	الشخص الراغب بتقديم جهد معيّن مع منظمة ما بدون مقابل وبدون إكراه – غير الجهد المبذول في عضوية الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة (أو من يقوم مقامهم) في المنظمة-.
أصحاب المصلحة في التطوع	كل من يؤثّر أو يتأثر بالتطوع داخل المنظمة أو خارجها بشكل مباشر أو غير مباشر مثل (الوزارة المشرفة على التطوع، الجهة المانحة، المجتمع، المتطوع، المنظمة، إدامة).
المعيار الوظيفي (الجدارات الوظيفية) لمدير التطوع	هو معيار يوضح الوظائف الرئيسية التي يجب أن يقوم بها مدير التطوع ويوصف بمعايير الأداء المثلى التي يجب مراعاتها عند تنفيذ المهام في العمل، جنباً إلى جنب مع السمات المتعلقة بالمعرفة والفهم.
الميثاق الأخلاقي للمتطوع	يوضح الميثاق مجموعة القوانين والقيم والمبادئ التي تحكم قواعد العمل التطوعي، وتوضح شروطه وتحدد سلوك المتطوعين وواجباتهم، وتحفظ حقوقهم أثناء العمل التطوعي من خلال سياسة المنظمة والبيئة التي يعمل فيها.
الميثاق الأخلاقي للمنظمة ولمدير التطوع	يوضح الميثاق مجموعة القوانين والقيم والمبادئ التي تحكم قواعد العمل التطوعي من قبل المنظمة ومسؤولي التطوع، وتحدد مسؤولياتهم وواجباتهم، وتحفظ حقوقهم أثناء العمل التطوعي مع المتطوعين.
دليل المتطوع	دليل تعريفي لكل متطوع سينضم إلى المنظمة، حيث يُوضّح منطلقات ورؤية المنظمة لإشراك المتطوعين وحقوق وواجبات المتطوع والسياسات والإجراءات المرتبطة فيه ويحتوي كذلك على أهم النماذج التي قد يحتاج إليها.
دليل وحدة إدارة التطوع	دليل تنظيمي للعمل الإداري داخل الوحدة، ويحتوي على بطاقات الوصف الوظيفي للعاملين في الوحدة وهيكل الوحدة الداخلي وكذلك قد يحتوي على سياسات وإجراءات الوحدة وملف النماذج الإدارية للوحدة.
أداة إدارة الفرص التطوعية	هي أداة تساعد مسؤول التطوع على تحديد أنشطة التسويق والاستقطاب للفرصة التطوعية ومن ثم فرز المتقدمين للفرصة التطوعية واتخاذ الإجراء المناسب مع كل مرشح لشغل الفرصة التطوعية كما يتم استخدامها لمتابعة المتطوعين مع احتساب الساعات التطوعية الفعلية وما هو العائد المجتمعي الذي يساهم فيه المتطوعون، كما يشتمل على تحديد دوافع المتطوعين وربطها بالحوافز.
الملف التعريفي	هو عبارة عن حصر لأهم المعلومات التعريفية عن المنظمة بغرض إظهارها للمجتمع من خلال قالب تعريفي مناسب، كما ينبغي أن يحتوي كذلك على منطلقات ورؤية المنظمة لإشراك المتطوعين وطرق التطوع في المنظمة.
القالب التعريفي	هو الشكل الاعلامي المناسب لظهور الملف التعريفي للمجتمع.
أداة قياس العائد الاقتصادي التطوعي	هي أداة عملية تساعد مسؤول التطوع على احتساب القيمة الاقتصادية من التطوع لفترة زمنية محددة عن طريق احتساب تكاليف التطوع وقيمة الاسهامات التطوعية والقيمة الاضافية المضافة.
نطاقات التطوع	هي المراحل الستة لإدارة عمليات التطوع (التخطيط والتعزيز، تصميم الفرص والاستقطاب، الفرز والتسكين، التوجيه والتدريب، الدعم والاشراف، التكريم والتقدير).
المدير المباشر (المرجع الفني)	هو المسؤول الفني عن أداء المتطوع في بيئة التطوع، والمسؤول عن توجيهه لأداء مهامه التفصيلية ورفع التقارير الدورية لمسؤول التطوع عن أدائه للفترة المحددة.
المرجع الإداري	هو مسؤول التطوع أو من ينوبه والذي يقوم بمتابعة حالة المتطوع الإدارية والتأكد من وضعه التطوعي في القسم أو الإدارة المحددة.
اتفاقية التطوع	هو اتفاق شرفي بين المتطوع والمنظمة للتطوع لفترة زمنية محددة.
المتطوعون المحتملون	هم المتقدمون على الفرص التطوعية والذين تم إشعارهم بقبولهم المبدئي قبل تسكينهم على الفرص التطوعية.
كيان إدارة التطوع	هو وحدة أو قسم أو إدارة للتطوع يتم تحديدها في الهيكل التنظيمي للمنظمة حسب مستوى إدامة.
العاملون في التطوع	هم جميع من يعمل في كيان إدارة التطوع سواءً في الإدارة الرئيسية أو في فروع المنظمة الأخرى.
التسكين	هي العملية الرئيسية لربط المتطوع بالمنظمة وبالفرصة التطوعية ومديره المباشر.
شهادة التطوع	هي عبارة عن ورقة رسمية تثبت الجهد والانجاز الذي قام به المتطوع، وتحدد المهام والمسؤوليات التي كانت لديه، وعدد ساعات التطوع التي تطوّع بها بالفعل.

السياسات والدليل التنظيمي

السياسة العامة للتطوع بجمعية إشراق والهيكل التنظيمي

قامت جمعية إشراق بإعداد دليل السياسات الخاصة بإدارة التطوع والتي تغطي جميع إجراءات اشراك المتطوعين لدى جمعية إشراق من التسجيل وحتى انتهاء الفرصة التطوعية وهي السياسات هي الضوابط والشروط الخاصة في كل مرحلة من مراحل إشراك المتطوعين.

1. سياسة التسجيل: نعتمد في جمعية إشراق بشكل أساسي على قاعدة البيانات التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية (منصة العمل التطوعي) لإدارة المتطوعين، الأمر الذي يشجع الراغبين في التطوع على التسجيل مباشرة في المنصة. لذلك يجب على المتطوع بتسجيل بياناته في نموذج التطوع على موقع جمعية إشراق و في منصة العمل التطوعي و  في منصة التطوع الصحي.
2. سياسة السلامة في مكان العمل: أمن وسلامة المتطوعين أولوية قصوى لدى جمعية إشراق، تحتم على الجمعية أن تلتزم باتخاذ كافة إجراءات السلامة اللازمة في جميع الفرص التطوعية للمتطوعين.
3. سياسة تدريب المتطوعين: تلتزم جمعية أهمية إشراق بتدريب وتوجيه المتطوعين، ويتم تدريب المتطوعين داخل الجمعية وفي مواقع إقامة الأنشطة، وتعتبر تعبئة استمارة التطوع أول خطوة في التدريب لإدماج المتطوعين سويا في النشاط الذي يعملون عليه. كذلك، من تقوم الجمعية بمراعاة استقبال المتطوع وتهيئة الجو النفسي الداعم له ليكتسب انطباعا إيجابيا عن بيئة العمل التطوعي مما يدعمه خلال فترة تطوعه وعمله في الأنشطة داخل وخارج الجمعية.
4. سياسة عدم التمييز: تلتزم الجمعية بالمساواة في التعامل مع المتطوعين على أساس واضح وحيادي، بعيداً عن كل أنواع التحيز والعنصرية، ولذا، يجب عدم التمييز في التعامل بين المتطوعين على أساس العرق أو اللون أو الجنس أو السن أو الجنسية أو الدين أو الإعاقة الجسدية أو العقلية.
5. سياسة تضارب المصالح والمعايير الأخلاقية: تلتزم جمعية إشراق على خلو المتطوعين من تضارب المصالح وهو الوضع أو الموقف الذي تتأثر فيه موضوعية قرار المتطوع واستقلاليته أثناء أداء العمل التطوعي لمصالح شخصية، مادية كانت أو معنوية، تهمه شخصياً أو تهم أحد معارفه، أو عندما يتأثر العمل التطوعي باعتبارات شخصية مباشرة أو غير مباشرة، أو باطلاعه على معلومات تؤثر في اتخاذ القرار.
6. سياسة احتساب ساعات التطوع وإصدار الشهادات التطوعية: يتم طرح فرصة التطوع في منصة العمل التطوعي، وبناء عليها يتم قبول المتطوع بعد تسجيله ويتم تدريبه وتهيئته للمشاركة في الفعالية، ومن ثم تلتزم جمعية إشراق باحتساب وإدخال الساعات التطوعية في منصة العمل التطوعي.

نطاقات كيان التطوع

أولاً: التخطيط والتعزيز

1.1 إعداد السياسات والإجراءات:

1.1.1     السياسة

تلتزم الجمعية بتوضيح منطلقاتها ورؤيتها لإشراك المتطوعين، ونشرها داخلياً وخارجياً، ويتم تضمينها في مستندات وأدلة أعدت لهذه الغاية وفي موقع الجمعية الالكتروني.

1.1.2     الإجراءات

1. تقوم إدارة التطوع بصياغة منطلقات ورؤية الجمعية لإشراك المتطوعين. وتعرض على مجلس الإدارة لاعتمادها.
2. تسند الإدارة التنفيذية  مهمة نشر منطلقات ورؤية الجمعية في إشراك المتطوعين لإدارة التطوع  بالتنسيق مع إدارة العلاقات العامة بما يحقق تعزيز ثقافة التطوع داخلياً وخارجياً.

1.1.3     السياسة

تعتمد الجمعية كتابة سياسات وإجراءات إدارية تحكم عمليات إدارة المتطوعين، بما يتوافق مع احتياجات الجمعية ، وتقوم بإتاحتها لأصحاب العلاقة بالتطوع.

1.1.4     الإجراءات

1. تقوم إدارة التطوع بصياغة منطلقات ورؤية الجمعية لإشراك المتطوعين. وتعرض على مجلس الإدارة لاعتمادها.
2. تسند الإدارة التنفيذية  مهمة نشر منطلقات ورؤية الجمعية في إشراك المتطوعين لإدارة التطوع  بالتنسيق مع إدارة العلاقات العامة بما يحقق تعزيز ثقافة التطوع داخلياً وخارجياً.
3. يسهم مديرو الإدارات الموازية والمتطوعون في رسم المسودة العامة للسياسات والإجراءات من خلال ورش عمل أو لقاءات مباشرة.
4. تقوم إدارة التطوع بوضع سياسات مكتوبة وإجراءات مفصّلة تسهم في إشراك المتطوعين في العملية التطوعية بما يحقق الكفاءة والفاعلية ، على أن تتسم بالشمولية لجميع نطاقات التطوع.
5. تقوم إدارة الجمعية  بمراجعة واعتماد السياسات والإجراءات بما تتوافق مع توجهات الجمعية  وقيمها المؤسسية وبما تضمن تحقيق العدالة في تكافئ الفرص والتنوع في تحديد الأدوار التطوعية.
6. تتيح الجمعية السياسات والإجراءات لجميع المعنيين بالتطوع وتتأكد من استيعابهم وفهمهم وتحثهم على تطبيقه وتطويره.

1.2 التعريف بدوافع إشراك المتطوعين

1.2.1     السياسة

تتبنى الجمعية نشر ثقافة التطوع بين العاملين وتبين أسباب ودوافع إشراكها للمتطوعين فيها والقيام بمساندتهم لتحقيق الأهداف المنشودة.

1.2.2     الإجراءات

1.  تقوم إدارة الجمعية  بنشر ثقافة التطوع بين العاملين من خلال الدورات التدريبية، أو ورش العمل ،أو المنشورات، أو مواقع التواصل الاجتماعي ،أو الاجتماعات الدورية بالتنسيق مع الإدارات المعنية بحيث يتقبل العاملون إشراك المتطوعين في الجمعية  ويشعرون أنهم شركاء في تحقيق رؤية ورسالة وأهداف المنظمة.
2.  تبين إدارة الجمعية  لكافة العاملين الدوافع والأسباب من إشراك المتطوعين والمنافع المتبادلة للمتطوعين والجمعية  بأساليب متعددة وآليات متنوعة مثال (المواد التوعوية بالتطوع والبرامج التوجيهية للموظفين الجدد وغيرها).
3. تشرك إدارة الجمعية العاملين في تصميم أهداف إدارة  التطوع.

1.3 تعيين أو توظيف مدير التطوع

1.3.1 السياسة

تكلف الجمعية مسؤولية إدارة كيان التطوع إلى فرد متفرغ كلياً، وتقوم بإعداد وصف وظيفي خاص به يتضمن عمليات إدارة التطوع ويتم التصديق عليه من قبل مجلس إدارة الجمعية ولا يختلف عن إدارات الجمعية الأخرى.

1.3.2 الإجراءات

1. تعين إدارة الجمعية  مديراً لإدارة  التطوع وتسند له مهاماً وواجبات وصلاحيات تُضَمّن في نموذج بطاقة الوصف الوظيفي ويصدر تعيينه بقرار رسمي من إدارة الجمعية مرفق رقم (1)
2.  تقوم إدارة الجمعية  بإضافة إدارة التطوع في الهيكل التنظيمي للجمعية ويتم اعتماده ونشره.

1.4 وضع خطة تشغيلية بموازنة سنوية

1.4.1 السياسة

تلتزم الجمعية  بتغطية جميع الاحتياجات المتعلقة بالتطوع، وتعمل على توفير الموارد والمواد الضرورية لقيام المتطوعين بفرصهم التطوعية.

1.4.2 الإجراءات

توفر الجمعية المبالغ المالية الكافية لتحقيق البرامج والأنشطة والمبادرات المتضمنة في الخطة التشغيلية وتتأكد من صرفها ضمن البنود المخصصة لها.

1.5 استثمار التقنية في عملية التطوع

1.5.1 السياسة

توظف الجمعية  وسائل التقنية الحديثة في التعريف ببرامج التطوع بما يضمن فعالية ودعم عملية إشراك المتطوعين، وتتخذ كافة الاجراءات الإدارية التي تضمن تحقيق ذلك.

1.5.2 السياسة

تقوم الجمعية  بمتابعة وتحديث وسائلها التقنية بما يزيد من فاعلية المتطوعين ومساهمتهم في الجمعية.

1.5.3 الإجراءات

1. تستثمر إدارة الجمعية التقنية الحديثة وتحدد القنوات المناسبة التي تخدم العملية التطوعية في الجمعية.
2. تعرض الجمعية رؤيتها تجاه المتطوعين، ورؤيتها في إشراكهم، وتنشر إسهاماتهم على صفحاتها ومواقعها الإلكترونية الخاصة بها.
3. تقوم الجمعية بتسويق الفرص التطوعية في صفحاتها وموقعها الإلكتروني أو المنصات المخصصة لنفس الغرض.
4. تقوم الجمعية  بقياس كفاءة وفاعلية الوسائل التقنية المستخدمة في إشراك المتطوعين، واستخدام أكثرها ،وصولاً، وانتشاراً.
5. تقوم الجمعية بتحديث صفحاتها وموقعها الإلكتروني الخاص بالمتطوعين بشكل دوري ومستمر، وتتفاعل مع الأسئلة والاستفسارات والتعليقات التي تصلها بشكل سريع ومستمر.

1.6 مراجعة عملية إشراك المتطوعين

1.6.1 السياسة

تقوم الجمعية  بتطبيق إجراءات محددة بشكل دوري لمراجعة عملية إشراك المتطوعين والتأكد من فاعليتها وكفاءتها، بما في ذلك مراجعة السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة المتطوعين.

1.6.2 الإجراءات

1. تعمل إدارة الجمعية على عقد لقاءات أو ورش عمل لمناقشة عملية التطوع وتدعو أصحاب المصلحة في التطوع لإشراكهم وأخذ آرائهم ومقترحاتهم بهدف تحسين عملية التطوع في الجمعية .
2. تقوم إدارة  التطوع بمراجعة دليل السياسات والإجراءات وقياس مدى كفاءته وفاعليته والعمل على تطويره وتحسينه.
3. تحدد الجمعية مواعيد دورية لمراجعة نماذج وأدلة الجمعية المطبقة في عمليات إشراك المتطوعين.

ثانياً: تصميم الفرص والاستقطاب

2.1 تصميم الفرص التطوعية

2.1.1 السياسة

تقوم الجمعية  بتوصيف دقيق لكل فرصة تطوعية بشفافية ووضوح، موضحةً المهام والمهارات المطلوبة من المتطوع والتي تلبي احتياج الجمعية ، كما توضح هذه الفرص الفوائد والعوائد التي تعود على المتطوع من هذه الفرصة وطبيعة الإشراف والدعم الذي سيحصل عليه من الجمعية ، وتحليل المخاطر المحتملة وتحديد الإجراءات التي ستقوم باتخاذها لتخفيف تأثير هذه المخاطر.

2.1.2 السياسة

تؤمن الجمعية  بأهمية التنوع في إشراك المتطوعين، ولذلك تحاول استقطاب شرائح جديدة من خلال المهام التطوعية المحددة في الفرص التطوعية.

2.1.3 الإجراءات

1. تقوم إدارة  التطوع مع الإدارات الأخرى  بتحديد الاحتياج من المتطوعين بجميع الإدارات وفق نموذج تحديد الاحتياج التطوعي في الجمعية  رقم (2).
2. تُكتب المهام المطلوبة من المتطوعين في كل فرصة من الفرص التطوعية، والتي تلبي احتياجات الجمعية .
3. تحديد المهارات والخبرات والسمات الشخصية اللازم توفرها في المتطوع لأداء المهام المطلوبة وفق نموذج تصميم الفرص التطوعية رقم (3).
4. تحديد من سيقوم بالإشراف والمتابعة على المتطوعين في هذه الفرصة، وآلية القيام بذلك .
5. تحديد أنواع الدعم الذي سيحصل عليه المتطوع للقيام بمهامه (كالتوجيه، التدريب، الأدوات، الخ).
6. تحديد الفوائد التي ستعود على المتطوعين من أداء هذه الفرصة سواء كانت على المتطوع (مباشرة أو غير مباشرة، كاكتساب المهارات، أو الرضا بإسعاد الآخرين).
7. تحديد الإطار الزمني لأداء الفرصة وهل يوجد حد أدنى للمدة الزمنية للالتزام.
8. دراسة وتحليل المخاطر المحتملة على المتطوع واتخاذ إجراءات لتخفيف هذه المخاطر.
9. تنشر الجمعية فرصاً تطوعية تشمل أكبر شريحة من المتطوعين بما يحقق أهدافها.

2.2 التقنية لتسويق الفرص التطوعية

2.2.1 السياسة

تعتمد الجمعية وسائل التواصل الاجتماعي والأنظمة الالكترونية في استقطاب المتطوعين والتسويق للفرص التطوعية.

2.2.2 الإجراءات

1.  تحدد إدارة التطوع بالجمعية القنوات المناسبة والوسائل التقنية الفعالة لتسويق الفرص التطوعية واستقطاب المتطوعين.
2. تستخدم إدارة التطوع الوسائل المناسبة والتي تم تحديدها مسبقاً لتسويق الفرص التطوعية واستقطاب المتطوعين.

2.3 تحديد الإجراءات التأديبية

2.3.1 السياسة

تتخذ الجمعية الإجراءات التأديبية تجاه أي تصرف أو سلوك مسيء يصدر عن المتطوع، ولا تتغاضى عن ذلك لكونه متطوعاً، إدراكا منها بأن المتطوع يمثل الجمعية.

2.3.2 الإجراءات

1. تقوم الجمعية بإعداد لائحة للمخالفات والعقوبات المترتبة عليها والتي قد تصدر من المتطوع أثناء تنفيذ الفرص التطوعية. مرفق رقم (4).
2. تقوم الجمعية بتصنيف المخالفات إلى مستويات حسب تأثيرها وتكرار صدورها من المتطوعين.
3. تحدد الجمعية آلية واضحة لتنفيذ الإجراءات التأديبية أو العقوبات في حق المتطوعين المخالفين.
4. يخطر جميع الموظفين والمتطوعين ذوي الصلة بالإجراءات التأديبية المتخذة في حق المتطوع المخالف إذا كانت أعمالهم تتأثر بذلك.

ثالثاً: الفرز والتسكين

3.1 توثيق معلومات وبيانات المتطوعين وحماية خصوصيتهم

3.1.1 السياسة

تطلب الجمعية المعلومات الأساسية التي تخدم تسكين المتطوعين في الفرص التطوعية، ويتم تسجيلها بطريقة تلائم طبيعة الفرصة والمتطوعين المحتملين لتنفيذها.

3.1.2 الإجراءات

 تقوم إدارة التطوع بتسجيل بيانات ومعلومات المتطوعين الضرورية للتأكد من ملائمتهم للفرصة التطوعية.

3.1.3 السياسة

تتأكد الجمعية من خلو السجلات المدنية للمتطوعين من المخالفات الأمنية، في حال كانت الفرصة ذات حساسية عالية، أو قامت الجهات الإشرافية بطلب ذلك.

3.1.4 الإجراءات

ترسل الجمعية طلباً للجهات الأمنية للتأكد من سلامة السجلات المدنية للمتطوعين في حال كانت الفرصة ذات حساسية عالية، أو قامت الجهات الإشرافية بطلب ذلك.

3.1.5 السياسة

تقوم الجمعية باتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية بيانات المتطوعين المسجلين لديها، كما تضمن عدم نشرها أو تداولها مع أي جمعيات أخرى إلا بعد أخذ الإذن من المتطوعين.

3.1.6 الإجراءات

1. تقوم إدارة التطوع في الجمعية بحفظ بيانات ومعلومات المتطوعين.
2. تخصص إدارة  التطوع ملفات لحفظ مستندات المتطوعين ويمنع الاطلاع عليها لغير ذوي الصلاحية.
3. تطلب الجمعية إذن المتطوعين الذين لديهم الرغبة في تحويلهم لمنظمات أخرى وذلك قبل تزويد المنظمات ببياناتهم.

3.2 التعرف على دوافع المتطوعين

3.2.1 السياسة

تقوم الجمعية بدارسة دوافع المتطوعين المتقدمين للفرصة التطوعية وتحليل دوافعهم وسبب تقدمهم للفرصة التطوعية.

3.2.2 الإجراءات

1.  تقوم إدارة  التطوع في الجمعية بعد عملية الفرز بالتعرف على دوافع ورغبات المتقدمين من المتطوعين ومن ثم تحليل الدوافع والتأكد أنها تصب في مصلحة المجتمع والمنظمة.
2. يتم استخدام أداة إدارة الفرص التطوعية لكتابة دوافع المتطوعين المُكتشفة أثناء تنفيذ الفرصة التطوعية.

3.3 التعامل مع المتطوع في حالة عدم قبوله

3.3.1 السياسة

تعتمد إدارة الجمعية آلية للتواصل مع المتطوعين الذين تم رفضهم وإبلاغهم بالاعتذار عن قبولهم في الفرصة مع توضيح أسباب ذلك، كما تدرس الجمعية إمكانية تحويلهم الى مكتب الجمعية بجدة وفق ما يتناسب مع قدراتهم ومهاراتهم بعد أخذ الإذن من المتطوعين.

3.3.2 الإجراءات

1. تقوم إدارة الجمعية  بإفادة المتقدمين للفرصة التطوعية بأسباب عدم قبولهم بالطريقة المناسبة والوسيلة الملائمة.
2.  تقوم إدارة الجمعية بإحالة المتطوعين الذين لم يتم قبولهم الى  مكتب الجمعية بجدة بما يتناسب مع قدراتهم وتوجهاتهم.

رابعاً: التوجيه والتدريب

4.1 التوجيه قبل التسكين

4.1.1 السياسة

تقوم الجمعية باطلاع المتطوعين على كافة الفرص التطوعية لدى الجمعية وتفاصيل كل فرصة والمعلومات الخاصة بكل مهمة.

4.1.2 الإجراءات

 تعرض إدارة المنظمة كافة الفرص التطوعية وماهي المعارف والمهارات والسلوكيات التي يتطلب توفرها في المتطوع للقيام بمهامه بحسب ما هو مبين في الفرصة التطوعية قبل تسكينهم في الفرص التطوعية.

4.1.3 السياسة

تُعد إدارة التطوع خطة لتعريف جميع المتطوعين الجدد بالجمعية ودورها في خدمة المجتمع وتعريفهم بإدارات وأقسام الجمعية والعاملين فيها.

4.2 التوجيه والتعريف

4.2.1 الإجراءات

1. يتم وضع إجراءات تنفيذ التوجيه للمتطوعين الجدد وفق نموذج تخطيط اللقاء التعريفي بالمتطوعين الجدد رقم (5).
2. تزويد كل متطوع جديد بنسخة من المستندات، الأدلة والمنشورات التي يحتاجها المتطوعون مثل (دليل المتطوع، الدليل التعريفي، إلخ).
3. يصحب مسؤول التطوع المتطوعين الجدد في جولة لتعريفهم بمرافق الجمعية.

4.3 التدريب والتطوير

4.3.1 السياسة

تسند الجمعية مهمة تدريب المتطوعين وتطوير قدراتهم ومهاراتهم للقيام بفرصهم التطوعية إلى مسؤول التطوع والعاملين معه في التطوع.

4.3.2 الإجراءات

1. تقوم إدارة  التطوع بتحديد الاحتياجات التدريبية للمتطوعين، وفق نموذج تحديد الاحتياج التدريبي للمتطوعين رقم (6).
2. تحدد إدارة  التطوع البرامج والأساليب أو الوسائل التدريبية والأهداف المراد تحقيقها مع مؤشرات الأداء وتوفير ما يلزم لتنفيذها مع جدولة التدريب زمنياً على فترة معينة مع مراعاة المواعيد التي تتناسب مع المتطوعين والبدء بالتنفيذ.
3. تقوم إدارة  التطوع بتقييم البرامج التدريبية وقياس رضا المتدربين (المتطوعين) ومدى تحقيق الأهداف حسب الوقت الملائم إما بعد التدريب مباشرة أو بعد فترة محددة.

خامساً: الدعم والإشراف

5.1 الشكاوى والتظلمات والتصرف مع الحالات غير اللائقة

5.1.1 السياسة

تعتمد الجمعية  آلية واضحة تكفل للمتطوعين رفع الشكاوى في حالة عدم توافق المتطوع مع الآخرين في بيئة العمل، وتبلغها للمتطوعين بالأساليب المناسبة.

5.1.2 السياسة

تبلغ الجمعية المتطوعين أثناء تعريفهم بالجمعية  بالمخالفات والإجراءات المترتبة عليها، وآلية تطبيقها.

5.1.3 الإجراءات

1. يتم إعلام المتطوعين أثناء عملية التوجيه بحقهم في التظلم والإبلاغ وتقديم الشكاوى، كما يتم تبيين الخطوات والاجراءات وقنوات الاتصال الفعالة التي ينبغي استخدامها للتظلم أو الشكاوى. نموذج رقم (7).
2. يبذل المتطوع ورئيسه المباشر (المرجع الفني) والمعنيون بالتظلم كل الجهود من أجل حل التظلم بشكل تعاوني وغير رسمي.
3. إذا شعر المتطوع أو رئيسه بأن التظلم لم يتم حله أو لا يمكن معالجته بالطريقة غير الرسمية، فإنه يتم الانتقال إلى الطريقة الرسمية وتعبئة نموذج التظلم يرفعه إلى رئيسه المباشر، وإذا كان رئيسه المباشر طرفاً في التظلم فإنه يتم رفعه إلى مدير التطوع.
4. يكوّن القسم لجنة محايدة لدراسة موضوع التظلم.
5. يتم تحديد موعد لعقد اجتماع بين المتطوع والمعنيين بالتظلم خلال يومين من تاريخ استلام خطاب التظلم.
6. يتم إتباع الاجتماع برسالة استجابة خلال يومين من تاريخ الاجتماع يوضح القرار المتعلق بالتعامل مع التظلم المرفوع من المتطوع، ويتضمن توضيحا لحق الطعن في القرار الصادر.
7. في حالة الحاجة إلى مزيد من التحقيق والنقاش مع أطراف التظلم يتم إرسال رسالة للإعلام بتمديد الموعد وتحديد موعد بديل.
8. في حالة عدم رضا المتطوع عن القرار الصادر بشأن التظلم المرفوع، يمكن له أن يقدم طعناً رسمياً خلال يومين من تاريخ إعلامه بالقرار، يوضح فيها أوجه وأسباب الطعن على القرار الصادر.
9. يتم تكوين لجنة مصغرة مختلفة محايدة لدراسة الطعن المقدم بعد فهم حيثيات التظلم والاستماع لأطرافه المختلفة، وتقوم بإصدار قرار نهائي ملزم لجميع الأطراف وغير قابل للطعن.
10. يتم إبلاغ المتطوع بنتيجة الطعن خلال يومين من صدور قرار الطعن.

أما ما يخص إعلام المتطوعين بكيفية معالجة المنظمة للحالات التي يتصرف فيها المتطوعون بشكل غير لائق: يقوم مسؤول التطوع بإعلام المتطوعين الجدد بعد قبول الفرصة التطوعية أو في اللقاء التعريفي بالحالات التي يتم فيها اتخاذ إجراءات وجزاءات تجاه المتطوع، ويوضح لهم الإجراء الإداري الذي يتم اتباعه في مثل هذه الحالات، ومستلزماته وأثره على المتطوع والفرصة التطوعية.

5.2 أحقية رفض المتطوع المطالب

5.2.1 السياسة

للمتطوع حق رفض المهام التي يرى بأنها خارج نطاق مسؤولياته أو قدراته، وعلى مسؤول التطوع التعامل مع هذا الرفض بجدية وأخذه بعين الاعتبار.

5.2.2 الإجراءات

1. يقدم المتطوع إشعاراً بخصوص عدم قدرته على أداء أحد المهام أو المسؤوليات التي تُسند إليه ويراها لا تتناسب مع قدراته ونطاق فرصته التطوعية.
2. يقوم مسؤول التطوع بدراسة طلب المتطوع، وتحديد البدائل المناسبة لتنفيذ الفرصة أو المهام المطلوبة.
3. يُبلغ المتطوع بالتحديثات والإجراءات المترتبة على طلبه.

5.3 الدعم المالي والإشراف الفني

5.3.1 السياسة

تقوم الجمعية بتوفير الموارد التي سيحتاجها المتطوع للقيام بمهامه، وتعويضه عن كافة المصاريف المالية التي قد يتحملها والتي تتعلق بأداء فرصته التطوعية حسب الإجراءات الرسمية.

5.3.2 السياسة

تقوم الجمعية بتوضيح الدعم والإشراف المقدم للمتطوع، وآلية تقديمه، والأشخاص المعنيين به والذين سيقومون بالتواصل مع المتطوع أثناء تنفيذه للفرصة التطوعية.

5.3.3 الإجراءات

1. يقوم مسؤول التطوع بإعلام المتطوعين بإجراءات تعويضهم عن مصاريفهم ذات العلاقة بالعمل التطوعي، وكيفية القيام بذلك، وأنواع المصروفات التي يتم تعويض المتطوعين عنها والتي لا يتم التعويض عنها والمتطلبات الخاصة بذلك.
2. إذا احتاج المتطوع إلى صرف أي مبالغ لتنفيذ الفرصة التطوعية فإنه يقوم بإبلاغ المشرف المباشر بالمبالغ المتوقع صرفها.
3. يقوم المشرف المباشر بإعلام المتطوع بالموافقة أو عدمها.
4. يقوم المتطوع بتعبئة نموذج (طلب تعويض مصروفات) وإرفاق متطلباته (الفواتير ونحوها) وتسليمه إلى مسؤوله المباشر (مرجعه الفني) لطلب التعويض وفق نموذج تعويض عن مصروفات رقم (8).

5.4 تطوير مهارات المشرفين ومناقشة قضايا المتطوعين

5.4.1 السياسة

تقوم الجمعية  بتزويد مدراء الإدارات والأقسام بالمعارف والمهارات اللازمة والتي تمكنهم من الإشراف على المتطوعين بكفاءة عالية.

5.4.2 السياسة

تعقد الجمعية اجتماعات دورية تتعلق بقضاياها، وتضمن هذه الاجتماعات مناقشة قضايا التطوع ومؤشر الأداء خلال تلك الاجتماعات.

5.4.3 الإجراءات

1. تقوم إدارة الجمعية  بإلحاق مدير التطوع في برنامج تأهيل مديري التطوع الذي تقدمه وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية أو جامعة الملك فهد للبترول والمعادن ممثلة بمركز التميز لتطوير الجهات الغير ربحية أو جهة مماثلة.
2. يعمل إدارة التطوع بالجمعية على تطوير مهارات وقدرات الذين يشرفون على المتطوعين ورفع كفاءتهم وفاعليتهم.
3.  تقوم الإدارة التنفيذية بالجمعية على متابعة أداء إدارة التطوع ومناقشة قضاياهم في جدول أعمال الاجتماعات والخروج بتوصيات وقرارات ملائمة.
4. تشرك إدارة الجمعية  العاملين الذين يشرفون على المتطوعين في إعداد الخطط التشغيلية لإدارة التطوع.

5.5 التغذية الراجعة

5.5.1 السياسة

يقوم قسم التطوع بتقييم أداء المتطوعين وجودته، ويزود المتطوعين بالتغذية الراجعة بشكل دوري ومستمر.

5.5.2 السياسة

تبلغ إدارة التطوع بالجمعية المتطوعين بكافة المتغيرات والمستجدات بشكل مستمر والتي لها علاقة بالفرص التطوعية التي يقومون بها.

5.5.3 السياسة

تعتمد الجمعية آلية للحصول على التغذية الراجعة من المتطوعين الذين أنهوا تنفيذ فرصهم التطوعية لتحسين تجربتهم التطوعية وتطوير الأدوار والفرص التطوعية.

5.5.4 الإجراءات

1. يقوم مدير إدارة التطوع أو المشرف المباشر بتقديم  التغذية الراجعة وتقييم أداء المتطوع باستخدام الطريقة المناسبة بعد انتهائه من مهمته التطوعية.
2. يقوم مدير إدارة  التطوع أو المشرف المباشر بتعبئة النموذج تقييم أداء المتطوع رقم(9 ) الذي تعتمده الجمعية  في تقييم المتطوعين وذلك بناءً على أنشطة الإشراف والمتابعة اليومية أو الدورية.
3. يقوم المتطوع بتقديم وجهة نظره عن دور مشرفي التطوع الفني والإداري، وتتاح له الفرصة لتقديم رأيه حول أدائه بشكل عام.
4. يقوم مشرف المتطوع بإبلاغ المتطوعين بكافة المستجدات أو المتغيرات التي قد تؤثر سلباً أو يجاباً على  الفرصة التطوعية بوسائل مناسبة.
5. تعمل إدارة الجمعية على جمع المعلومات وقياس الانطباعات وتدوين المقترحات للمتطوعين الذين  انتهت مهمتهم، وبعدها يتم تحليل البيانات ورفعها للإدارة التنفيذية للاستفادة منها في اتخاذ القرارات المناسبة والملائمة وتطوير مسيرة التطوع.

سادساً: التقدير والتكريم

6.1 التقدير والتكريم

6.1.1 السياسة

تقوم الجمعية بتقدير جهود المتطوعين ويسهم في ذلك جميع منسوبي الجمعية بكافة مستوياتهم الإدارية، كما تمنح المتطوعين شهادة توضح إنجازاتهم التطوعية وعدد الساعات التي قدموها كحد أدنى للتكريم (100).

6.1.2 الإجراءات

1. تقيم الجمعية  فعالية لتكريم المتطوعين بشكل سنوي.
2. تقوم الجمعية بنشر إسهامات وانجازات المتطوعين على قنوات التواصل الاجتماعي وموقعها الإلكتروني.
3. تعمل الجمعية على تصميم نظام عادل وشفاف لاحتساب الساعات الفعليّة التي عمل فيها المتطوعون.
4. تقوم الجمعية بوضع آلية واضحة وفق معايير محددة وأدوات متنوعة لتكريم المتطوعين بصفة دورية تقديراً لجهودهم وتشجيعاً لجذب متطوعين جدد.
5. تقدم الجمعية شهادات انجاز للمتطوعين تقديراً لجهودهم واعترافا بإنجازاتهم وفق نموذج شهادة متطوع رقم (10).
6. يقوم إدارة التطوع باستخدام نموذج ملائم لجمع التغذية الراجعة المتعلقة بأنشطة التكريم المختلفة (الدورات، الاحتفالات، شهادات التقدير الخ) وتقوم إدارة التطوع بالتأكد من ملاءمة التكريم المقدم لدوافع المتطوع.

ملحق الدليل

1. نموذج رقم 1 وصف وظيفي لرئيس قسم التطوع
2. نموذج رقم 2 تحديد الاحتياج التطوعي
3. نموذج رقم 3 تصميم فرص تطوعية
4. نموذج رقم 4 المخالفات
5. نموذج رقم 5 لتخطيط اللقاء التعريفي بالمتطوعين الجدد
6. نموذج رقم 6 الاحتياج التدريبي للمتطوعين
7. نموذج رقم 7 رفع شكوى / التظلم
8. نموذج رقم 8 طلب تعويض عن مصروفات
9. نموذج رقم 9 تقييم المتطوع
10. نموذج رقم 10 شكر وتقدير