قامت جمعية إشراق بإعداد دليل السياسات الخاصة بإدارة التطوع والتي تغطي جميع إجراءات اشراك المتطوعين لدى جمعية إشراق من التسجيل وحتى انتهاء الفرصة التطوعية وهي السياسات هي الضوابط والشروط الخاصة في كل مرحلة من مراحل إشراك المتطوعين.
١- سياسة التسجيل:
نعتمد في جمعية إشراق بشكل أساسي على قاعدة البيانات التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية (منصة العمل التطوعي) لإدارة المتطوعين، الأمر الذي يشجع الراغبين في التطوع على التسجيل مباشرة في المنصة. لذلك يجب على المتطوع بتسجيل بياناته كما يلي:
- التسجيل في نموذج التطوع على موقع جمعية إشراق.
- التسجيل في منصة العمل التطوعي.
٢- سياسة السلامة في مكان العمل:
أمن وسلامة المتطوعين أولوية قصوى لدى جمعية إشراق، تحتم على الجمعية أن تلتزم باتخاذ كافة إجراءات السلامة اللازمة في جميع الفرص التطوعية للمتطوعين.
٣- سياسة تدريب المتطوعين:
تلتزم جمعية أهمية إشراق بتدريب وتوجيه المتطوعين، ويتم تدريب المتطوعين داخل الجمعية وفي مواقع إقامة الأنشطة، وتعتبر تعبئة استمارة التطوع أول خطوة في التدريب لإدماج المتطوعين سويا في النشاط الذي يعملون عليه. كذلك، من تقوم الجمعية بمراعاة استقبال المتطوع وتهيئة الجو النفسي الداعم له ليكتسب انطباعا إيجابيا عن بيئة العمل التطوعي مما يدعمه خلال فترة تطوعه وعمله في الأنشطة داخل وخارج الجمعية.
٤- سياسة عدم التمييز:
تلتزم الجمعية بالمساواة في التعامل مع المتطوعين على أساس واضح وحيادي، بعيداً عن كل أنواع التحيز والعنصرية، ولذا، يجب عدم التمييز في التعامل بين المتطوعين على أساس العرق أو اللون أو الجنس أو السن أو الجنسية أو الدين أو الإعاقة الجسدية أو العقلية.
٥- سياسة تضارب المصالح والمعايير الأخلاقية:
تلتزم جمعية إشراق على خلو المتطوعين من تضارب المصالح وهو الوضع أو الموقف الذي تتأثر فيه موضوعية قرار المتطوع واستقلاليته أثناء أداء العمل التطوعي لمصالح شخصية، مادية كانت أو معنوية، تهمه شخصياً أو تهم أحد معارفه، أو عندما يتأثر العمل التطوعي باعتبارات شخصية مباشرة أو غير مباشرة، أو باطلاعه على معلومات تؤثر في اتخاذ القرار.
٦- سياسة احتساب ساعات التطوع وإصدار الشهادات التطوعية:
يتم طرح فرصة التطوع في منصة العمل التطوعي، وبناء عليها يتم قبول المتطوع بعد تسجيله ويتم تدريبه وتهيئته للمشاركة في الفعالية، ومن ثم تلتزم جمعية إشراق باحتساب وإدخال الساعات التطوعية في منصة العمل التطوعي.
٧- سياسة إصدار الشهادات التطوعية:
في نهاية كل فعالية، تلتزم جمعية إشراق بتسلم المتطوع شهادة شكر وتقدير من الجمعية تعرف باسم الفعالية وموقعها وعدد الساعات التطوعية المدخلة للمتطوع من منصة العمل التطوعي.
٨- سياسة إنهاء التطوع :
تلتزم جمعية إشراق بإنهاء عمل المتطوع وفقاً لما يلي:
- انتهاء مدة التطوع المتفق عليها.
- عدم التزام المتطوع بأوقات الحضور والانصراف.
- عدم التزام المتطوع بإنجاز المهام الموكلة إليه.
- إضرار المتطوع بمصالح الجمعية.
- انتهاء المشروع أو عمل الجمعية.
- الاستغناء عن خدمات المتطوع في حال ارتكابه مخالفة أو خرقه للنظام.
- العجز أو المرض أو عدم القدرة على تنفيذ الأعمال الموكلة للمتطوع بسبب ظرف قهري.
أيضاً تلتزم الجمعية بإعطاء المتطوع شهادة تثبت فترة التطوع في حال تقديم طلب إنهاء التطوع وحسن السير والسلوك والتقييم خلال فترة التطوع دون وجود مخالفات.